İş Hayatında Erteleme Alışkanlığı Neden Oluşur ve Nasıl Azaltılır?

İş hayatında erteleme, yapılması gereken bir görevin bilinçli veya yarı bilinçli biçimde geciktirilmesi ve bunun yerine daha kolay, daha rahat, daha kısa ya da daha az kaygı oluşturan işlerin seçilmesidir.

Erteleme davranışı gösteren çalışan bütün gün boş durmayabilir.

Aksine çalışan:

• E-postalarını düzenleyebilir.

• Küçük görevleri tamamlayabilir.

• Dosyaları sınıflandırabilir.

• Toplantılara katılabilir.

• Mesajlara cevap verebilir.

• Gereğinden fazla araştırma yapabilir.

• Asıl görevle ilgili hazırlık yaptığını düşünebilir.

Ancak yüksek değerli, zor veya belirsiz görev ilerlemez.

Bu nedenle erteleme yalnızca çalışmamak değildir.

Bazen düşük öncelikli işlerle yoğun biçimde çalışırken asıl sorumluluğu geciktirmektir.

Ertelemenin temelinde:

• Görev belirsizliği

• İşin çok büyük görünmesi

• Nereden başlanacağının bilinmemesi

• Hata yapma korkusu

• Mükemmeliyetçilik

• Yetersiz bilgi veya beceri

• Düşük motivasyon

• Aşırı iş yükü

• Öncelik belirsizliği

• Sürekli kesintiler

• Gerçekçi olmayan beklentiler

• Yönetici desteğinin eksikliği

bulunabilir.

Bu nedenle çalışana yalnızca:

“İşini son ana bırakma.”

demek çoğu zaman yeterli olmaz.

Önce görevin neden ertelendiği anlaşılmalıdır.

Erteleme Nedir?

Erteleme, kişinin önemli olduğunu bildiği bir görevi geciktirmesi ve gecikmenin olumsuz sonuçlarını bilmesine rağmen göreve başlamaması veya görevi sürdürmemesidir.

Erteleme üç biçimde görülebilir:

Göreve başlamayı erteleme

Çalışan göreve hiç başlayamaz.

Görevi sürdürmeyi erteleme

Çalışan işe başlar ancak kısa süre sonra başka işlere geçer.

Görevi tamamlamayı erteleme

İş büyük ölçüde bitmiştir ancak kontrol, teslim veya son karar aşaması sürekli gecikir.

Bu üç durumun nedenleri birbirinden farklı olabilir.

Erteleme ile Planlı Geciktirme Aynı Şey midir?

Hayır.

Bazı görevlerin bilinçli biçimde daha sonraya alınması doğru bir önceliklendirme kararı olabilir.

Örneğin çalışan:

• Daha kritik bir müşteri sorununa müdahale etmek

• Eksik veriyi beklemek

• Yönetici kararını almak

• Başka bir görevin tamamlanmasını beklemek

için işi erteleyebilir.

Bu durumda gecikmenin nedeni, yeni tarihi ve etkisi bellidir.

Erteleme davranışında ise görev çoğu zaman net bir karar ve plan olmadan sürekli ileriye taşınır.

Erteleme ile Tembellik Aynı Şey midir?

Hayır.

Tembellik, genel olarak çaba göstermekten kaçınma olarak yorumlanabilir.

Erteleme davranışında çalışan görevi yapmak isteyebilir ancak:

• Nereden başlayacağını bilemeyebilir.

• Hata yapmaktan korkabilir.

• İşin büyüklüğü karşısında zorlanabilir.

• İlk adımı gereğinden fazla önemseyebilir.

• Yeterli bilgiye sahip olmadığını düşünebilir.

• Başka küçük işlerle rahatlama sağlayabilir.

Çalışanı doğrudan tembel olarak etiketlemek sorunun gerçek nedenini görünmez kılar.

Erteleme Neden İş Hayatında Önemli Bir Sorundur?

Erteleme:

• Teslim tarihlerini geciktirebilir.

• Son dakika çalışma baskısı oluşturabilir.

• Hata oranını artırabilir.

• İş kalitesini düşürebilir.

• Fazla mesaiye neden olabilir.

• Ekip arkadaşlarını bekletebilir.

• Müşteri memnuniyetini etkileyebilir.

• Çalışanda suçluluk ve kaygı oluşturabilir.

• Yönetici ile çalışan arasındaki güveni zedeleyebilir.

• Kritik projelerin ilerlemesini durdurabilir.

Bir çalışanın gecikmesi başka birçok görevi bekletiyorsa ertelemenin kurumsal etkisi daha da büyür.

Çalışanlar En Çok Hangi Görevleri Erteler?

Erteleme özellikle şu görevlerde görülebilir:

• Büyük ve uzun projeler

• Belirsiz sorumluluklar

• İlk kez yapılan işler

• Hata riski yüksek görevler

• Yüksek görünürlüğe sahip sunumlar

• Zor müşteri görüşmeleri

• Olumsuz geri bildirim konuşmaları

• Karmaşık raporlar

• Çok sayıda paydaşı bulunan çalışmalar

• Sonucu uzun vadede görülecek işler

• Çalışanın sevmediği rutin görevler

• Değerlendirileceği veya eleştirileceği çalışmalar

Görevin çalışan açısından hangi duyguyu oluşturduğu da değerlendirilmelidir.

Görev Belirsizliği Ertelemeye Nasıl Yol Açar?

Çalışan:

• Ne yapacağını

• Hangi sonucu üretmesi gerektiğini

• Hangi kapsamın dahil olduğunu

• Ne kadar ayrıntı beklendiğini

• Kimin onay vereceğini

• Ne zaman tamamlanmış sayılacağını

bilmiyorsa göreve başlamakta zorlanabilir.

Belirsiz görev, çalışan için zihinsel olarak olduğundan daha büyük görünebilir.

Örneğin:

“Yeni müşteri stratejisini hazırla.”

ifadesi çok geniştir.

Bunun yerine:

“Cuma gününe kadar son altı ayın müşteri kaybı verilerini inceleyerek üç temel risk ve üç öneriden oluşan ilk taslağı hazırla.”

şeklinde daha açık bir görev verilebilir.

Belirsiz Görev Nasıl Netleştirilmelidir?

Şu sorular cevaplanmalıdır:

• Görevin amacı nedir?

• Beklenen somut çıktı nedir?

• Çıktıyı kim kullanacak?

• Hangi kapsam dahil?

• Hangi alanlar kapsam dışında?

• Son tarih nedir?

• Ara teslim tarihleri var mı?

• Kullanılacak kaynaklar nelerdir?

• Hangi kalite düzeyi bekleniyor?

• Son karar veya onay kimde?

Görev netleştiğinde ilk adımın belirlenmesi kolaylaşır.

Büyük Görevler Neden Ertelenir?

Büyük görevler:

• Çok fazla adım içerebilir.

• Nereden başlanacağı belirsiz olabilir.

• Sonucu uzak görünebilir.

• Başarısızlık riskini büyütebilir.

• Uzun süreli dikkat gerektirebilir.

• Çalışanın mevcut iş yüküyle uyumsuz olabilir.

Çalışan projenin tamamını düşündüğünde zihinsel baskı yaşayabilir.

Bu nedenle görev bütün olarak değil, tamamlanabilir aşamalar hâlinde ele alınmalıdır.

Büyük Görevler Nasıl Küçük Adımlara Ayrılır?

Örneğin:

“Yıllık performans raporunu hazırla.”

görevi şu adımlara ayrılabilir:

1. Raporun ana başlıklarını oluştur.

2. Gerekli veri listesini çıkar.

3. Verileri ilgili departmanlardan talep et.

4. İlk üç bölümün taslağını hazırla.

5. Eksik verileri tamamla.

6. Bulguları yöneticiyle değerlendir.

7. Sonuç ve öneri bölümünü yaz.

8. Kontrol ve revizyon yap.

9. Nihai raporu teslim et.

Çalışanın ilk yapacağı davranış açık olduğunda işe başlamak kolaylaşır.

İlk Adım Neden Önemlidir?

Çalışan bütün görevi tamamlamaya değil, yalnızca ilk küçük adıma odaklandığında zihinsel direnç azalabilir.

İlk adım:

• Dosyayı açmak

• Başlıkları yazmak

• Veri listesini hazırlamak

• İlk telefon görüşmesini yapmak

• Toplantı tarihini belirlemek

• İlk taslak paragrafını oluşturmak

olabilir.

“Projeye başlamak” belirsizdir.

“Proje için gerekli beş veri başlığını yazmak” somuttur.

Hata Yapma Korkusu Ertelemeye Nasıl Yol Açar?

Çalışan:

• Yanlış karar vermekten

• Yöneticinin eleştirisinden

• Müşterinin olumsuz tepkisinden

• Başarısız görünmekten

• Yetkinliğinin sorgulanmasından

korkabilir.

Bu durumda göreve başlamamak geçici bir rahatlama sağlar.

Ancak görev yaklaştıkça kaygı artar.

Hata yapma korkusunun yoğun olduğu kurumlarda çalışanlar:

• Kararları geciktirebilir.

• Sürekli onay isteyebilir.

• Gereğinden fazla veri toplayabilir.

• İlk taslağı paylaşmaktan kaçınabilir.

• Sorumluluğu başka kişilere aktarmaya çalışabilir.

Hata Kültürü Ertelemeyi Etkiler mi?

Evet.

Kurumda hata:

• Öğrenme fırsatı olarak mı görülüyor?

• Kişilik yetersizliği olarak mı yorumlanıyor?

• Açıkça konuşulabiliyor mu?

• Sert ve topluluk önünde mi eleştiriliyor?

• Düzeltme ve gelişim fırsatı veriliyor mu?

soruları önemlidir.

Hataların ağır biçimde cezalandırıldığı ortamlarda çalışanlar karar vermeyi ve görünür görevleri erteleyebilir.

Mükemmeliyetçilik Ertelemeyi Nasıl Oluşturur?

Mükemmeliyetçi çalışan:

• İlk taslağın kusursuz olmasını bekleyebilir.

• Yeterli bilgiye hiçbir zaman ulaşamadığını düşünebilir.

• Küçük ayrıntılarda uzun süre kalabilir.

• İşini paylaşmadan önce sürekli düzenleyebilir.

• Hata ihtimalini tamamen ortadan kaldırmaya çalışabilir.

• Başlamadan önce ideal koşulları bekleyebilir.

Bu durumda yüksek kalite isteği, görevin başlamasını veya tamamlanmasını engeller.

Yüksek Kalite İsteği ile Mükemmeliyetçilik Nasıl Ayrılır?

Yüksek kalite yaklaşımında çalışan:

• İşin standardını bilir.

• Gerekli kontrolleri yapar.

• Son teslim tarihine uyar.

• Geri bildirimle geliştirmeye açıktır.

• İşin amacına uygun ayrıntı düzeyini kullanır.

Mükemmeliyetçilikte ise çalışan:

• Tamamlanmış işi sürekli yeniden düzenleyebilir.

• Düşük etkili ayrıntılara aşırı zaman ayırabilir.

• İlk taslağı paylaşmaktan kaçınabilir.

• Her işte en yüksek ayrıntıyı kullanabilir.

• Teslim tarihini kalite adına riske atabilir.

“Yeterince İyi” Çalışma Ne Anlama Gelir?

Yeterince iyi çalışma özensiz veya düşük kaliteli çalışma değildir.

İşin:

• Amacına

• Kullanım yerine

• Risk düzeyine

• Son tarihine

• Hedef kitlesine

uygun kalite standardında tamamlanmasıdır.

Ekip içi ilk taslakla müşteriye gönderilecek nihai belge aynı ayrıntı düzeyini gerektirmez.

Bilgi Eksikliği Ertelemeye Neden Olabilir mi?

Evet.

Çalışan görevi nasıl yapacağını bilmiyorsa:

• İşe başlamayı geciktirebilir.

• Sürekli araştırma yapabilir.

• Başka çalışanların yardımını bekleyebilir.

• Küçük işleri tamamlamaya yönelebilir.

• Görevin unutulmasını umabilir.

• Son anda destek isteyebilir.

Bilgi eksikliğini isteksizlik olarak değerlendirmek yanlış müdahaleye neden olur.

Bilgi Eksikliği Nasıl Belirlenir?

Şu sorular kullanılabilir:

• Çalışan görevin yöntemini açıklayabiliyor mu?

• Daha önce benzer bir iş yaptı mı?

• Hangi noktada ne yapacağını bilmiyor?

• Gerekli prosedür veya örnek mevcut mu?

• Doğru bilgiye nereden ulaşacağını biliyor mu?

• Eğitim veya iş başı yönlendirme aldı mı?

Eksik bilgi sağlandığında göreve başlama kolaylaşabilir.

Beceri Eksikliği Erteleme Oluşturur mu?

Evet.

Çalışan teorik olarak ne yapacağını bilse bile uygulamada zorlanabilir.

Örneğin:

• Zor geri bildirim görüşmesini

• Müşteri itirazını

• Veri analizini

• Sunum yapmayı

• Büyük projeyi planlamayı

erteleyebilir.

Beceri eksikliği uygulama, rol oyunu, mentorluk ve düzenli geri bildirimle geliştirilebilir.

Deneyim Eksikliği Erteleme Davranışını Nasıl Etkiler?

Yeni çalışan veya yeni göreve geçen kişi:

• Riskleri öngöremeyebilir.

• Öncelikleri ayıramayabilir.

• Görevin ne kadar süreceğini bilemeyebilir.

• Hangi aşamada destek istemesi gerektiğini anlayamayabilir.

• Yanlış karar vermekten çekinebilir.

Yeni çalışandan deneyimli çalışan gibi hızlı ve bağımsız hareket etmesi beklenmemelidir.

Aşırı İş Yükü Ertelemeye Nasıl Yol Açar?

Çalışanın önünde çok sayıda görev olduğunda:

• Nereden başlayacağını bilemeyebilir.

• En kolay işleri seçebilir.

• Kritik fakat zor işi geciktirebilir.

• Sürekli başka görevleri düşünebilir.

• Bir işe başlasa bile kısa süre sonra başka işe geçebilir.

• Bütün görevlerin yetişmeyeceğini düşünüp hareketsiz kalabilir.

Bu durumda erteleme, kapasite sorununun sonucu olabilir.

İş Yükü Azaltılmadan Erteleme Çözülür mü?

Her zaman değil.

Çalışana:

• Daha disiplinli ol

• Liste yap

• Erken başla

• Telefonunu kapat

denebilir.

Ancak iş miktarı gerçek kapasitenin üzerindeyse bu yöntemler sınırlı kalır.

Şu seçenekler değerlendirilmelidir:

• Öncelikleri azaltmak

• Görevleri yeniden dağıtmak

• Son tarihleri güncellemek

• Gereksiz işleri kaldırmak

• Ek kaynak sağlamak

• Kapsamı daraltmak

• Toplantıları azaltmak

Öncelik Belirsizliği Ertelemeyi Nasıl Etkiler?

Çalışan bütün görevleri aynı önemde görüyorsa:

• Kolay olanı seçebilir.

• En çok takip edilen işe yönelebilir.

• Son teslim tarihi en yakın işi yapabilir.

• Stratejik görevi sürekli erteleyebilir.

• Birçok işe başlayıp hiçbirini bitiremeyebilir.

Yönetici öncelikleri ve yeni görevlerin mevcut plana etkisini açıkça belirlemelidir.

Her İş Acil Olduğunda Ne Olur?

Bütün işlerin acil sayıldığı kurumlarda çalışan:

• Plan yapamaz.

• Sürekli anlık taleplere tepki verir.

• Derin çalışma gerektiren işleri erteler.

• Son dakika çalışmasına alışır.

• Gerçek acilleri ayıramaz.

• Uzun vadeli işlerden uzaklaşır.

Erteleme bazen çalışanın değil, sürekli acil iş üreten çalışma sisteminin sonucudur.

Sürekli Kesintiler Ertelemeyi Nasıl Etkiler?

Çalışan odaklanma gerektiren göreve başlayacağını düşündüğünde:

• Toplantı

• mesaj

• e-posta

• telefon

• yönetici talebi

• ekip arkadaşının sorusu

nedeniyle bölünebilir.

Bir süre sonra çalışan:

“Nasıl olsa yine bölüneceğim.”

düşüncesiyle büyük göreve başlamayı erteleyebilir.

Kesintisiz çalışma alanları oluşturulmalıdır.

Toplantı Yoğunluğu Ertelemeye Neden Olur mu?

Evet.

Gün içinde birbirine yakın toplantılar varsa çalışan büyük görevlere başlayamayabilir.

Asıl üretim işleri:

• Mesai sonrasına

• Hafta sonuna

• Son teslim tarihine yakın günlere

kalabilir.

Toplantılar belirli zamanlarda toplanmalı ve odaklanma blokları korunmalıdır.

Göreve Başlamak İçin İdeal Zamanı Beklemek Neden Sorundur?

Çalışan:

• Daha sakin günü

• Daha fazla motivasyonu

• Bütün bilgilerin tamamlanmasını

• Kesintisiz uzun süreyi

• Mükemmel hazırlığı

bekleyebilir.

İdeal koşullar gerçekleşmeyebilir.

Bunun yerine mevcut koşullarda yapılabilecek ilk küçük adım belirlenmelidir.

Motivasyon Gelmeden Başlanabilir mi?

Evet.

Çalışan her zaman işe başlamadan önce istekli hissetmeyebilir.

Bazı durumlarda motivasyon, işe başladıktan ve ilerleme gördükten sonra artabilir.

Bu nedenle:

• Küçük başlangıç

• Kısa süreli çalışma

• İlk somut çıktı

• Görünür ilerleme

önemlidir.

Beş Dakikalık Başlangıç Yaklaşımı Nasıl Kullanılır?

Çalışan kendisine yalnızca kısa süre görev üzerinde çalışma sözü verebilir.

Örneğin:

• Dosyayı açmak

• Başlıkları yazmak

• İlk veriyi toplamak

• İlk paragrafı oluşturmak

• Aranacak kişileri listelemek

için kısa bir başlangıç yapılabilir.

Amaç bütün görevi tamamlamak değil, başlama direncini azaltmaktır.

Kısa Başlangıç Her Görevde Yeterli midir?

Hayır.

Karmaşık görevler uzun süreli odaklanma gerektirebilir.

Kısa başlangıç yalnızca ilk direnci azaltır.

Daha sonra takvimde yeterli çalışma süresi ayrılmalıdır.

Erteleme Davranışında Duyguların Rolü Nedir?

Çalışan görevi düşündüğünde:

• Kaygı

• sıkılma

• yetersizlik

• belirsizlik

• öfke

• isteksizlik

• başarısızlık korkusu

hissedebilir.

Başka bir işe geçmek bu duygudan geçici olarak uzaklaşmasını sağlar.

Bu nedenle erteleme bazen zaman yönetiminden çok kısa vadeli duygu düzenleme davranışıdır.

Çalışan Görevden Neden Kaçındığını Nasıl Anlayabilir?

Şu sorular sorulabilir:

• Bu görevi düşündüğümde ne hissediyorum?

• En fazla hangi bölümü zor geliyor?

• Nereden başlayacağımı biliyor muyum?

• Hata yapmaktan mı çekiniyorum?

• Görev çok büyük mü görünüyor?

• Yeterli bilgi ve kaynağım var mı?

• İşin önemini anlıyor muyum?

• Mevcut iş yüküm gerçekçi mi?

• Kimden destek isteyebilirim?

Bu sorular davranışın temel nedenini görünür hâle getirebilir.

Düşük Motivasyon Ertelemeye Nasıl Yol Açar?

Çalışan görevin:

• Anlamını

• kuruma katkısını

• müşteri üzerindeki etkisini

• kendi rolüyle ilişkisini

• sonucunun karşılığını

görmüyorsa göreve çaba göstermekte zorlanabilir.

Görevin neden önemli olduğu açıklanmalıdır.

Ancak yalnızca anlam anlatmak, aşırı iş yükü veya kaynak sorununu çözmez.

Görevin Anlamı Nasıl Açıklanmalıdır?

Yönetici:

“Bu raporu hazırlaman gerekiyor.”

demek yerine:

“Bu rapordaki veriler gelecek dönem personel ve bütçe planında kullanılacak. Özellikle gecikme ve hata nedenlerini doğru göstermemiz, hangi departmana kaynak ayrılacağını etkileyecek.”

şeklinde görevin sonucunu açıklayabilir.

Ödül Sistemi Ertelemeyi Etkiler mi?

Evet.

Kurum yalnızca:

• Son anda işi kurtaranları

• Acil sorun çözenleri

• Uzun saatler çalışanları

• Görünür sonuç üretenleri

takdir ediyorsa planlı ve erken çalışma görünmez kalabilir.

Çalışanlar son dakika performansını başarı davranışı olarak öğrenebilir.

Son Dakika Çalışması Neden Tekrarlanır?

Çalışan geçmişte:

• Görevi son anda tamamlamış

• Yoğun baskıyla hızlanmış

• Yöneticiden takdir almış

• Herhangi bir olumsuz sonuç yaşamamış

olabilir.

Bu durumda erteleme davranışı kısa vadede işe yarayan yöntem gibi öğrenilebilir.

Ancak uzun vadede hata, stres ve kalite sorunları oluşturur.

Zaman Baskısı Bazı Çalışanları Daha İyi Çalıştırır mı?

Kısa vadeli baskı dikkat ve enerji artışı sağlayabilir.

Ancak sürekli son dakika çalışması:

• Hata riskini

• yorgunluğu

• fazla mesaiyi

• ekip stresini

• kalite kaybını

artırabilir.

Çalışanın yalnızca baskı altında çalışabilmesi sürdürülebilir bir performans yöntemi değildir.

Erteleme Alışkanlığı Nasıl Kırılır?

Ertelemeyi azaltmak için şu adımlar kullanılabilir:

1. Ertelenen görev belirlenir.

2. Ertelemenin nedeni analiz edilir.

3. Görevin amacı ve beklenen çıktısı netleştirilir.

4. Görev küçük aşamalara ayrılır.

5. İlk somut davranış tanımlanır.

6. Takvimde çalışma zamanı ayrılır.

7. Ara teslim tarihleri oluşturulur.

8. Dikkat dağıtıcılar azaltılır.

9. Gerekli destek ve kaynak sağlanır.

10. İlerleme düzenli olarak takip edilir.

Tek bir yöntem bütün çalışanlarda aynı sonucu vermeyebilir.

Ertelenen Görevler Nasıl Listelenmelidir?

Çalışan yalnızca genel görev listesini değil, sürekli ertelenen işleri ayrıca belirleyebilir.

Her görev için şu bilgiler yazılabilir:

• Neden önemli?

• Ne kadar süredir erteleniyor?

• Ertelenmesinin sonucu nedir?

• İlk küçük adım nedir?

• Hangi bilgi eksik?

• Kimden destek gerekiyor?

• Ne zaman çalışılacak?

Bu çalışma ertelemenin görünür hâle gelmesini sağlar.

Ara Teslim Tarihleri Neden Önemlidir?

Tek bir uzak son tarih, görevin uzun süre ertelenmesine neden olabilir.

Ara tarihler:

• İlerlemeyi görünür kılar.

• Görevin son güne kalmasını önler.

• Yönetici geri bildirimi sağlar.

• Eksik bilgi ve riskleri erken ortaya çıkarır.

• Çalışanın başarı hissini destekler.

Ara tarihler gerçek çalışma aşamalarına dayanmalıdır.

Ara Teslim Tarihleri Fazla Kontrol Oluşturur mu?

Gereğinden fazla kontrol noktası çalışanı yavaşlatabilir.

Kontrol sıklığı:

• Görevin riski

• çalışanın deneyimi

• projenin süresi

• müşteri etkisi

dikkate alınarak belirlenmelidir.

Amaç çalışanı sürekli izlemek değil, kritik gecikmeleri erken fark etmektir.

Takvimde Ertelenen Göreve Nasıl Yer Açılır?

Görev yalnızca yapılacaklar listesinde bırakılmamalıdır.

Takvimde:

• Başlangıç zamanı

• Odaklanma süresi

• Ara kontrol

• Son teslim

görünür hâle getirilebilir.

Takvim bloğu mümkün olduğunca toplantı ve kesintilerden korunmalıdır.

Ertelenen Görev Günün Hangi Saatinde Yapılmalıdır?

Çalışanın:

• Enerjisinin

• dikkatinin

• çalışma ortamının

• toplantı yoğunluğunun

en uygun olduğu zaman seçilebilir.

Zor görevi günün en yorgun saatine bırakmak erteleme ihtimalini artırabilir.

Göreve Başlamadan Önce Hangi Hazırlıklar Yapılabilir?

• Gerekli dosyaları açmak

• Kullanılacak verileri toplamak

• Bildirimleri kapatmak

• Çalışma alanını düzenlemek

• İlk adımı yazmak

• Süre sınırı belirlemek

• Destek alınacak kişiyi belirlemek

Hazırlık görevin yerine geçmemelidir.

Çalışan sürekli hazırlık yapıp asıl işe başlamıyorsa hazırlık da erteleme aracına dönüşebilir.

Araştırma Ne Zaman Erteleme Aracına Dönüşür?

Çalışan:

• Zaten yeterli bilgiye sahip olduğu hâlde araştırmayı sürdürüyor

• Karar vermekten kaçınıyor

• İlk taslağı hazırlamıyor

• Yeni kaynakların sonucu önemli ölçüde değiştirmeyeceğini biliyor

• Araştırma için bir sınır belirlemiyorsa

araştırma erteleme davranışına dönüşebilir.

Bilgi toplama için süre ve yeterlilik ölçütü belirlenmelidir.

Karar Verememe Ertelemeye Nasıl Yol Açar?

Çalışan seçenekler arasında kalabilir.

Nedenler:

• Kriterlerin belirsiz olması

• Hata korkusu

• Yetki eksikliği

• Fazla seçenek

• Yetersiz veri

• Herkesi memnun etme isteği

• Kararın etkisinin yüksek olması

olabilir.

Karar kriterleri, yetki sınırı ve gerekli veri açıklanmalıdır.

Yetki Eksikliği Erteleme Oluşturur mu?

Evet.

Çalışan:

• Karar veremiyorsa

• Her adımda yönetici onayı bekliyorsa

• Hata yapma durumunda destek görmeyeceğini düşünüyorsa

• Yetki sınırlarını bilmiyorsa

görevi ilerletmeyebilir.

Sorumluluk ile yetki dengeli olmalıdır.

Yönetici Onayı Ertelemeyi Nasıl Etkiler?

Çalışan görevi tamamlamış olabilir ancak:

• Yöneticiye ulaşamıyor

• Geri bildirim alamıyor

• Sürekli revizyon bekliyor

• Onayın ne zaman verileceğini bilmiyor

olabilir.

Bu durumda gecikme çalışanın ertelemesi gibi görünmemelidir.

Onay süreleri ve karar sorumluları belirlenmelidir.

Yöneticinin Erteleme Davranışındaki Rolü Nedir?

Yönetici:

• Görevi açık tanımlamalı

• Önceliği belirtmeli

• Gerçekçi tarih vermeli

• Büyük işi aşamalara ayırmalı

• Gerekli kaynak ve yetkiyi sağlamalı

• Zamanında geri bildirim vermeli

• Çalışanı topluluk önünde eleştirmemeli

• Sürekli son dakika görevleri oluşturmamalıdır.

Erteleme yalnızca çalışanın kişisel sorumluluğu değildir.

Yönetici Hangi Davranışlarla Ertelemeyi Artırır?

• Belirsiz görev vermek

• Her işi acil ilan etmek

• Sürekli öncelik değiştirmek

• İlk taslakta aşırı eleştirel olmak

• Hataları cezalandırmak

• Zamanında karar vermemek

• Çalışana yetki tanımamak

• Aşırı iş yükünü görmezden gelmek

• Yalnızca sonuç kötü olduğunda geri bildirim vermek

• Son anda kapsam değiştirmek

Bu davranışlar çalışanın işe başlama ve sorumluluk alma isteğini azaltabilir.

Ertelenen Görev İçin Yönetici Nasıl Görüşme Yapmalıdır?

Yönetici:

“Bu işi neden hâlâ bitirmedin?”

demek yerine şu soruları kullanabilir:

• Görevin hangi bölümünde zorlanıyorsun?

• Başlamak için eksik olan bilgi veya kaynak nedir?

• Görevin amacı ve beklenen çıktı açık mı?

• Mevcut iş yükünde hangi görevlerle çakışıyor?

• İlk tamamlanabilir adım ne olabilir?

• Hangi tarihte hangi ara çıktıyı görebiliriz?

• Benden hangi desteğe ihtiyacın var?

Görüşme sorumluluğu ortadan kaldırmamalı ancak gerçek engeli görünür kılmalıdır.

Erteleme Davranışı İçin Geri Bildirim Nasıl Verilir?

Geri bildirim somut olmalıdır.

Örneğin:

“Son iki ayda üç müşteri raporunun ilk taslakları belirlediğimiz tarihten ortalama dört gün sonra geldi. Bu gecikmeler operasyon planını ve müşteriye dönüş süremizi etkiledi. Bir sonraki raporda ilk veri listesini pazartesi, taslağı perşembe günü paylaşmanı bekliyorum. Süreci zorlaştıran bir engel varsa bugün birlikte netleştirelim.”

Bu geri bildirim:

• Davranışı

• etkiyi

• beklentiyi

• desteği

açıklar.

Çalışanı “Ertelemeci” Olarak Etiketlemek Neden Yanlıştır?

“Sen her şeyi erteliyorsun.”

ifadesi çalışanın kişiliğine yöneliktir.

Bu yaklaşım:

• Savunmacılık

• yetersizlik hissi

• değişimin mümkün olmadığı düşüncesi

• yöneticiye güvensizlik

oluşturabilir.

Belirli görev ve davranışlar konuşulmalıdır.

Erteleme Performans Sorunu Olarak Nasıl Değerlendirilmelidir?

Şu alanlar incelenebilir:

• Tekrar sıklığı

• Görevlerin önemi

• Gecikme süresi

• Müşteri ve ekip etkisi

• Çalışanın kontrol alanı

• Sağlanan destek

• Daha önce verilen geri bildirim

• Değişim gösterip göstermediği

Tek bir gecikme genel performans etiketi oluşturmamalıdır.

Erteleme Gelişim Planına Nasıl Dönüştürülür?

Plan şu alanları içerebilir:

• Ertelenen görev türleri

• Temel neden

• Beklenen davranış

• Kullanılacak planlama yöntemi

• Ara teslim tarihleri

• Yönetici desteği

• Kontrol sıklığı

• Başarı göstergesi

• Plan süresi

Örneğin:

“Önümüzdeki altı hafta boyunca beş günden uzun bütün projelerde işe başlama tarihini ve en az iki ara teslim noktasını görev sistemine kaydetmek.”

gibi somut hedef kullanılabilir.

Erteleme Davranışında Hesap Verebilirlik Yararlı mıdır?

Evet.

Çalışanın:

• Ara çıktıyı paylaşması

• kısa takip görüşmesi yapması

• ekip arkadaşına ilerleme bildirmesi

• görev sistemini güncellemesi

uygulama davranışını destekleyebilir.

Ancak hesap verebilirlik sürekli denetim ve güvensizlik sistemine dönüşmemelidir.

Çalışma Arkadaşı Desteği Kullanılabilir mi?

Evet.

İki çalışan:

• Günlük veya haftalık hedeflerini paylaşabilir.

• Belirli saatte kısa ilerleme kontrolü yapabilir.

• Birbirlerine kaynak veya geri bildirim sağlayabilir.

• Zor görevlerde ilk adımı birlikte netleştirebilir.

Bu yöntem resmî performans yönetiminin yerine geçmez.

Erteleme Sorunu Eğitimle Geliştirilebilir mi?

Evet.

Çalışanlar şu alanlarda gelişebilir:

• Önceliklendirme

• Günlük ve haftalık planlama

• Büyük işleri parçalama

• Zaman bloklama

• Mükemmeliyetçilik yönetimi

• Sınır koyma

• Dikkat dağıtıcıları azaltma

• Gerçekçi süre tahmini

• Geri bildirim isteme

• Yardım talep etme

Ancak aşırı iş yükü ve sistem sorunları ayrıca çözülmelidir.

Eğitim Ne Zaman Yetersiz Kalır?

Sorun:

• Gerçekçi olmayan iş yükü

• Belirsiz görevler

• Sürekli değişen öncelikler

• Yetki eksikliği

• Yavaş onay süreçleri

• Yönetici korkusu

• Gereksiz toplantılar

• Teknoloji sorunu

• Bilgiye erişim eksikliği

ise yalnızca bireysel eğitim yeterli olmaz.

Eğitim Öncesinde Hangi Veriler İncelenebilir?

• Geciken işler

• Son dakika tamamlanan görevler

• Fazla mesai

• Tekrar ertelenen projeler

• Görev tanımları

• Öncelik değişiklikleri

• Çalışan geri bildirimleri

• Yönetici onay süreleri

• İş yükü verileri

• Toplantı yoğunluğu

• Hata ve revizyon oranları

Bu veriler ertelemenin kişisel mi, sistemsel mi olduğunu anlamaya yardımcı olur.

Erteleme Atölyesinde Neler Yapılabilir?

Katılımcılar:

• Sürekli erteledikleri görevleri belirleyebilir.

• Her görevin erteleme nedenini analiz edebilir.

• Büyük görevleri küçük adımlara bölebilir.

• İlk başlangıç davranışını yazabilir.

• Ara teslim tarihleri oluşturabilir.

• Mükemmeliyetçilik örneklerini değerlendirebilir.

• Takvimde odaklanma blokları hazırlayabilir.

• Yöneticiyle kapasite ve destek konuşmalarını uygulayabilir.

Atölye genel tavsiyeler yerine gerçek iş örnekleriyle yürütülmelidir.

Ertelemeyi Azaltmak İçin Kurumsal Uygulamalar Nelerdir?

• Açık görev tanımları

• Net öncelikler

• Gerçekçi son tarihler

• Ara teslim noktaları

• Ortak görev sistemi

• Kesintisiz çalışma blokları

• Zamanında yönetici geri bildirimi

• Hata karşısında gelişim yaklaşımı

• Gerçekçi iş yükü

• Yetki ve sorumluluk dengesi

• Gereksiz toplantıların azaltılması

• Erken risk bildirimini destekleyen kültür

kullanılabilir.

Erken Risk Bildirimi Neden Önemlidir?

Çalışan görevin gecikeceğini erken fark ettiğinde bunu paylaşırsa:

• Yeni tarih belirlenebilir.

• Ek destek sağlanabilir.

• Kapsam daraltılabilir.

• Müşteri bilgilendirilebilir.

• Başka işler yeniden planlanabilir.

Çalışan gecikmeyi son ana kadar saklarsa müdahale alanı azalır.

Çalışanlar Gecikme Riskini Neden Saklar?

• Yetersiz görünme korkusu

• Yönetici tepkisi

• İş güvencesi kaygısı

• Sorunu kendi başına çözeceğini düşünme

• Son anda yetiştireceğine inanma

• Daha önce yardım istediğinde olumsuz karşılık alma

etkili olabilir.

Yönetici erken risk bildirimini cezalandırmamalı, sorumlulukla birlikte değerlendirmelidir.

Erteleme ile Fazla Mesai Arasında Nasıl Bir İlişki Vardır?

Görevler son ana kaldığında çalışan:

• Akşam çalışabilir.

• Hafta sonu çalışabilir.

• Kontrolleri azaltabilir.

• Başka görevleri erteleyebilir.

• Ekip arkadaşlarından acil destek isteyebilir.

Ancak fazla mesainin tamamı ertelemeden kaynaklanmaz.

İş yükü ve sistem sorunları ayrıca incelenmelidir.

Erteleme ile Hata Oranı Arasında İlişki Var mıdır?

Son dakika çalışmasında:

• Kontrol süresi azalabilir.

• Kararlar hızla verilebilir.

• Gerekli kişilerden görüş alınamayabilir.

• Dosya ve veri hataları artabilir.

• Müşteri beklentisi yeterince değerlendirilemeyebilir.

Erken başlamak yalnızca teslim süresini değil, kaliteyi de destekler.

Erteleme ile Stres Arasındaki İlişki Nedir?

Erteleme kısa vadede rahatsızlık duygusunu azaltabilir.

Ancak görev devam ettiği için:

• Kaygı

• suçluluk

• zihinsel yük

• uyku sorunu

• son dakika baskısı

artabilir.

Bu nedenle erteleme kısa vadeli rahatlama, uzun vadeli stres oluşturabilir.

Erteleme ile Tükenmişlik Arasında İlişki Var mıdır?

Sürekli erteleme:

• Son dakika çalışmasını

• fazla mesaiyi

• kontrol kaybını

• suçluluk hissini

artırabilir.

Aşırı iş yükü ve tükenmişlik de çalışanın görevlere başlama kapasitesini azaltabilir.

Yani erteleme hem tükenmişliğe katkı sağlayabilir hem de tükenmişliğin sonucu olabilir.

Uzaktan Çalışmada Erteleme Neden Artabilir?

Uzaktan çalışmada:

• Çalışma başlangıç ve bitiş sınırları belirsiz olabilir.

• Ev içi dikkat dağıtıcılar bulunabilir.

• Yönetici ve ekip görünürlüğü azalabilir.

• Görevler yeterince netleşmeyebilir.

• Çalışan kolay dijital uyaranlara yönelebilir.

• Toplantılar arasındaki zaman plansız kullanılabilir.

Açık hedef, görev sistemi ve düzenli kısa takip yararlı olabilir.

Uzaktan Çalışmada Erteleme Nasıl Azaltılır?

• Günlük başlangıç planı

• Haftalık hedefler

• Takvim blokları

• Açık görev sistemi

• Kısa ekip koordinasyonu

• Çalışma alanı

• Bildirim yönetimi

• İş bitiş sınırı

• Ara teslim tarihleri

kullanılabilir.

Çalışanın sürekli çevrim içi görünmesi çözüm değildir.

Erteleme Ekran Takibiyle Önlenebilir mi?

Sürekli ekran veya klavye takibi:

• Güvensizlik

• aktif görünme davranışı

• gereksiz tıklama ve yazışma

• çalışan stresinin artması

sonucunu doğurabilir.

Ekran etkinliği gerçek iş kalitesini ve düşünme sürecini göstermez.

Sonuç, ara teslim ve görev ilerlemesi daha anlamlıdır.

Yöneticiler Kendi Erteleme Davranışlarını İncelemeli midir?

Evet.

Yönetici:

• Zor geri bildirim görüşmelerini

• düşük performansa müdahaleyi

• işe alım kararlarını

• bütçe taleplerini

• stratejik planlamayı

• çalışan gelişim görüşmelerini

• delege etmesi gereken görevleri

erteleyebilir.

Yöneticinin ertelediği kararlar ekipte bekleme ve iş yükü oluşturabilir.

Yönetici Ertelemesi Ekibi Nasıl Etkiler?

• Çalışanlar onay bekler.

• Projeler gecikir.

• Öncelikler belirsiz kalır.

• Düşük performans sorunları büyür.

• Güçlü çalışanların yükü artar.

• Riskler krize dönüşebilir.

• Son dakika talepleri oluşur.

Erteleme yalnızca çalışan düzeyinde değerlendirilmemelidir.

Yöneticinin Ertelediği Kararlar Nasıl Görünür Hâle Getirilir?

• Bekleyen onay listesi

• Karar tarihi

• Sorumlu kişi

• Etkilenen görevler

• Gecikme riski

• Eskalasyon yöntemi

kullanılabilir.

Yönetici de karar süreleri açısından hesap verebilir olmalıdır.

İş Hayatında Erteleme Konusunda Yapılan En Yaygın Hatalar Nelerdir?

Yaygın hatalar şunlardır:

• Ertelemeyi tembellik olarak etiketlemek

• Görevin neden ertelendiğini araştırmamak

• Büyük ve belirsiz görevler vermek

• İlk adımı açıklamamak

• Yalnızca tek ve uzak son tarih kullanmak

• Hata korkusunu ve mükemmeliyetçiliği görmezden gelmek

• Aşırı iş yükünü kişisel disiplin sorunu saymak

• Her işi acil ilan etmek

• Kesintisiz çalışma alanı sağlamamak

• Çalışana gerekli bilgi ve yetkiyi vermemek

• Yönetici onay gecikmelerini çalışana yüklemek

• Son dakika çalışan kişileri sürekli takdir etmek

• Gecikme riskini erken bildiren çalışanı eleştirmek

• Çalışanı kişilik etiketiyle değerlendirmek

• Eğitim verip sistem sorunlarını değiştirmemek

• Ara takip yapmadan yalnızca son teslimi beklemek

Ertelemeyi Azaltmak İçin Kısa Kontrol Listesi

• Görevin amacı açık mı?

• Beklenen somut çıktı belli mi?

• Görev gereğinden büyük veya belirsiz mi?

• İlk küçük adım tanımlandı mı?

• Ara teslim tarihleri var mı?

• Çalışan gerekli bilgi ve beceriye sahip mi?

• Gerekli kaynak ve yetki sağlandı mı?

• İş yükü gerçekçi mi?

• Görev diğer önceliklerle çakışıyor mu?

• Hata yapma korkusu bulunuyor mu?

• Mükemmeliyetçilik görevi geciktiriyor mu?

• Takvimde kesintisiz çalışma süresi ayrıldı mı?

• Bildirim ve toplantılar azaltıldı mı?

• Yönetici zamanında geri bildirim veriyor mu?

• Gecikme riski erken paylaşılabiliyor mu?

• İlerleme düzenli fakat aşırı olmayan şekilde takip ediliyor mu?

• Sistemsel engeller çalışanın kişisel sorunu gibi mi görülüyor?

Davranış Bilimleri Perspektifinden Erteleme

Davranış bilimleri, insanların uzun vadeli fayda yerine kısa vadeli rahatlamayı seçebildiğini gösterir.

Zor veya kaygı oluşturan bir görevi ertelemek, çalışana geçici rahatlama sağlar.

Bu geçici rahatlama davranışın tekrarını güçlendirebilir.

Örneğin:

• Çalışan zor raporu bırakıp kolay e-postaları cevapladığında hızlı tamamlanma hissi yaşayabilir.

• Son anda çalışıp işi yetiştirdiğinde ertelemenin işe yaradığına inanabilir.

• İlk taslağı paylaştığında sert biçimde eleştirilirse bir sonraki görevi daha uzun süre saklayabilir.

• Yüksek performans yeni iş yüküyle karşılanıyorsa çalışanlar görevlerini erken tamamlamak istemeyebilir.

• Son dakika krizlerini çözen çalışanlar görünür biçimde ödüllendiriliyorsa planlı çalışma değersizleşebilir.

• Gecikme riskini bildiren çalışan isteksiz görülüyorsa sorunlar son ana kadar saklanabilir.

• Yönetici onayları gecikiyorsa çalışanlar kendi görevlerine başlamayı da geciktirebilir.

• Bütün işler acil kabul ediliyorsa uzun vadeli görevler sürekli ertelenebilir.

• Çalışana yalnızca sonuç soruluyor, süreçte destek verilmiyorsa yardım isteme davranışı azalabilir.

Bu nedenle şu sorular önemlidir:

• Kurum erken ve planlı çalışmayı görünür kılıyor mu?

• Son dakika krizlerini çözmek aşırı biçimde ödüllendiriliyor mu?

• Çalışanlar ilk taslak ve gelişim aşamasında güvenle geri bildirim alabiliyor mu?

• Hata yapmak öğrenme mi, kişisel yetersizlik mi olarak görülüyor?

• Gecikme riski erken bildirildiğinde destek mi, eleştiri mi geliyor?

• Güçlü çalışanlara her erken teslimden sonra yeni iş mi veriliyor?

• Görevler açık ve uygulanabilir biçimde tanımlanıyor mu?

• Yöneticiler karar ve onaylarını zamanında veriyor mu?

• İş yükü ertelemeyi teşvik edecek kadar yüksek mi?

• Çalışanlar yardım ve kaynak ihtiyacını güvenle paylaşabiliyor mu?

Davranış bilimleri temelli yaklaşım, çalışanlara yalnızca daha disiplinli olmalarını veya iradelerini güçlendirmelerini söylemez.

Ertelemeyi kolaylaştıran görev, duygu, ödül, iş yükü, yönetici ve kurum kültürü koşullarını birlikte değerlendirir.

Alben Akademi Yaklaşımı

Alben Akademi – Davranış Bilimleri Temelli Kurumsal Gelişim Akademisi, iş hayatındaki ertelemeyi yalnızca tembellik, isteksizlik veya kişisel zaman yönetimi eksikliği olarak ele almaz.

Çalışmalarda;

• Görev ve çıktı netliği

• Büyük işlerin küçük aşamalara ayrılması

• İlk başlangıç davranışı

• Ara teslim tarihleri

• Önceliklendirme

• İş yükü ve kapasite

• Hata yapma korkusu

• Mükemmeliyetçilik

• Bilgi ve beceri eksikliği

• Yetki ve karar süreçleri

• Dikkat dağıtıcılar

• Toplantı ve iletişim yükü

• Yönetici geri bildirimi

• Erken risk bildirimi

• Hesap verebilirlik

• Davranışsal ölçme ve değerlendirme

birlikte ele alınabilir.

Amaç çalışanları daha fazla baskı altında tutmak, sürekli kontrol etmek veya erteleme davranışını kişilik etiketi hâline getirmek değildir.

Görevlerin açık olduğu, çalışanların nereden başlayacağını bildiği, büyük işlerin yönetilebilir aşamalara ayrıldığı ve gecikme risklerinin son ana kalmadan konuşulabildiği sürdürülebilir bir çalışma sistemi oluşturmaktır.

Her kurumun görev yapısı, yönetim kültürü, iş yükü ve hata yaklaşımı farklıdır.

Bu nedenle çalışmalar kurumun gerçek geciken işleri, görev tanımları, takvimleri, çalışan geri bildirimleri, yönetici uygulamaları ve süreç verileri üzerinden kuruma özel tasarlanmalıdır.

Sonuç

İş hayatında erteleme davranışı yalnızca çalışanın tembel, isteksiz veya disiplinsiz olmasıyla açıklanamaz.

Ertelemeyi azaltmak için:

• Görevin amacı ve beklenen çıktısı açıkça tanımlanmalıdır

• Belirsiz ve büyük işler küçük aşamalara ayrılmalıdır

• İlk yapılacak somut davranış belirlenmelidir

• Uzak son tarihin yanında ara teslim tarihleri oluşturulmalıdır

• Çalışanın bilgi, beceri ve deneyim ihtiyacı değerlendirilmelidir

• Hata yapma korkusu ve mükemmeliyetçilik görünür hâle getirilmelidir

• Her iş için gerekli kalite düzeyi açıklanmalıdır

• İş yükü ve çalışan kapasitesi birlikte değerlendirilmelidir

• Öncelikler açık biçimde sıralanmalıdır

• Bütün görevler acil ilan edilmemelidir

• Takvimde kesintisiz çalışma zamanı ayrılmalıdır

• Toplantı, bildirim ve plansız kesintiler azaltılmalıdır

• Çalışana gerekli yetki, kaynak ve yönetici desteği sağlanmalıdır

• Yöneticiler karar ve onayları geciktirmemelidir

• Gecikme riskinin erken paylaşılması desteklenmelidir

• Son dakika çalışması başarı modeli olarak ödüllendirilmemelidir

• Geri bildirim kişilik yerine somut davranış üzerinden verilmelidir

• İlerleme düzenli ve ölçülebilir biçimde takip edilmelidir

• Ertelemenin bireysel ve sistemsel nedenleri birlikte incelenmelidir.

Ertelemeyi azaltmak, çalışanlara yalnızca daha erken başlamalarını söylemek değildir.

Başlamayı zorlaştıran belirsizliği, kaygıyı, iş yükünü ve sistem engellerini ortadan kaldırarak görevin ilk adımını uygulanabilir hâle getirmektir.