Zaman Yönetimi Nedir ve İş Hayatında Nasıl Geliştirilir?

Zaman yönetimi, çalışanların bir gün içinde mümkün olduğunca fazla işi tamamlaması veya çalışma saatlerinin her dakikasını görevlerle doldurması değildir.

Gerçek zaman yönetimi;

• Hangi işlerin gerçekten önemli olduğunu belirlemek

• Öncelikleri açık biçimde sıralamak

• İşleri gerçekçi sürelerle planlamak

• Odaklanma gerektiren görevler için kesintisiz zaman ayırmak

• Gereksiz toplantı ve iletişim yükünü azaltmak

• Beklenmeyen işler için kapasite bırakmak

• Çalışma ve dinlenme dengesini korumak

• İş yükü ile mevcut kaynakları uyumlu hâle getirmek

anlamına gelir.

Bir çalışanın bütün gün meşgul olması zamanını etkili kullandığını göstermez.

Çalışan sürekli:

• Mesajlara cevap veriyor

• Toplantılara katılıyor

• Acil iş çözüyor

• Bir görevden diğerine geçiyor

• E-postaları kontrol ediyor

• Başkalarının taleplerine yetişmeye çalışıyor

olabilir.

Ancak gün sonunda temel görevler tamamlanmamışsa yoğunluk ile zaman yönetimi birbirinden ayrılmalıdır.

Zaman Yönetimi Nedir?

Zaman yönetimi, sahip olunan zamanın hedeflere, sorumluluklara ve önceliklere göre planlanması, kullanılması ve düzenli olarak değerlendirilmesidir.

Zamanın kendisi artırılamaz.

Ancak şu alanlar yönetilebilir:

• Görev seçimi

• Öncelik

• Dikkat

• Enerji

• İş sırası

• Kesintiler

• Toplantılar

• İletişim

• Yetki ve delegasyon

• Beklentiler

• İş yükü

Bu nedenle zaman yönetimi yalnızca kişisel ajanda kullanımı değildir.

Çalışanın ve kurumun çalışma biçimiyle birlikte ele alınmalıdır.

Zamanı Yönetmek Gerçekten Mümkün müdür?

Zamanın akışı kontrol edilemez.

Yönetilebilen şey, zaman içinde hangi işe ne kadar dikkat, enerji ve kaynak ayrıldığıdır.

Bu nedenle daha doğru soru şudur:

“Zamanımı nasıl yönetebilirim?”

yerine:

“Zamanımı hangi işlere ve hangi sırayla ayırmalıyım?”

Zaman yönetiminin temelinde seçim bulunur.

Her yeni göreve “evet” denildiğinde başka bir görev için ayrılan süre azalır.

Zaman Yönetimi Neden Önemlidir?

Etkili zaman yönetimi:

• Kritik işlerin zamanında tamamlanmasını

• İş yükünün görünür olmasını

• Gecikmelerin azalmasını

• Kalitenin korunmasını

• Fazla mesainin düşmesini

• Stresin yönetilmesini

• Stratejik işlere zaman ayrılmasını

• Müşteri beklentilerinin doğru yönetilmesini

• Çalışanların daha sürdürülebilir çalışmasını

destekleyebilir.

Zaman yönetimi zayıf olduğunda kurumlar sürekli acil iş çözen ancak uzun vadeli hedeflere ilerleyemeyen yapılara dönüşebilir.

Zaman Yönetimi Neden Yalnızca Bireysel Bir Beceri Değildir?

Çalışan ne kadar planlı olursa olsun kurum içinde:

• Öncelikler sürekli değişiyorsa

• Her iş acil ilan ediliyorsa

• Toplantılar bütün günü kaplıyorsa

• Görevler belirsizse

• Yöneticiler son anda iş veriyorsa

• İş yükü kapasitenin üzerindeyse

• Her karar için onay gerekiyorsa

• Çalışan sürekli kesintiye uğruyorsa

kişisel zaman yönetimi yöntemleri sınırlı kalabilir.

Bu nedenle zaman yönetimi hem bireysel hem de kurumsal çalışma sistemidir.

Zaman Yönetimi Sorunu Nasıl Anlaşılır?

Şu belirtiler zaman yönetimi sorununa işaret edebilir:

• Görevlerin sürekli ertelenmesi

• Son teslim tarihlerinin kaçırılması

• Çok sayıda yarım kalan iş

• Günün sürekli acil işlerle geçmesi

• Düzenli fazla mesai

• Toplantıdan toplantıya geçmek

• Planlanan işlere başlayamamak

• E-postalara ve mesajlara anlık cevap verme baskısı

• Kritik işlerin son ana bırakılması

• İşlerin tahmin edilenden sürekli daha uzun sürmesi

• Çalışanın neye öncelik vereceğini bilememesi

• Gün sonunda yoğun ancak sonuçsuz hissetmek

Bu belirtilerin nedeni çalışan davranışı kadar kurumun iş yapısı da olabilir.

Yoğun Olmak ile Üretken Olmak Aynı Şey midir?

Hayır.

Yoğunluk, kişinin çok sayıda faaliyetle meşgul olduğunu gösterir.

Üretkenlik ise bu faaliyetlerin değerli bir sonuca dönüşmesini ifade eder.

Çalışan:

• Çok sayıda toplantıya katılabilir.

• Gün boyunca mesajlaşabilir.

• Onlarca küçük görev tamamlayabilir.

• Sürekli rapor hazırlayabilir.

Ancak kurumun temel hedeflerine katkı sağlayan iş ilerlemiyorsa yoğunluk verimli değildir.

Zaman Yönetiminin İlk Adımı Nedir?

İlk adım bütün görevleri görünür hâle getirmektir.

Görevler yalnızca:

• Hafızada

• E-posta kutusunda

• Mesajlarda

• Dağınık notlarda

• Farklı uygulamalarda

tutulursa önceliklendirme zorlaşır.

Çalışan görevlerini ortak bir sistemde toplamalıdır.

Bu sistem:

• Dijital görev uygulaması

• Proje yönetim sistemi

• Takvim

• Planlama tablosu

• Fiziksel ajanda

olabilir.

Araçtan daha önemli olan bütün görevlerin güvenilir bir yerde görünür olmasıdır.

Görev Listesi Hazırlamak Yeterli midir?

Hayır.

Uzun görev listesi çalışanı yönlendirmek yerine kaygılandırabilir.

Görevler:

• Öncelik

• Son tarih

• Tahmini süre

• Sorumlu kişi

• Bağımlı olunan ekip

• Beklenen sonuç

açısından değerlendirilmelidir.

Görev listesi yalnızca yapılacakların toplamı değil, karar verme aracıdır.

Öncelik Nedir?

Öncelik, diğer işlere göre daha önce ele alınması gereken görev veya sonuçtur.

Bir işin önceliği şu unsurlara göre belirlenebilir:

• Kurumsal hedefe katkısı

• Müşteri etkisi

• Finansal etkisi

• Risk düzeyi

• Son teslim tarihi

• Başka işleri bekletmesi

• Yasal veya operasyonel zorunluluk

• Gecikmenin sonucu

Kolay veya hızlı tamamlanan işlerin önce yapılması her zaman doğru değildir.

Acil ve Önemli İşler Nasıl Ayrılır?

Acil ve önemli işler

Hızlı müdahale gerektiren ve sonuçları doğrudan etkileyen işlerdir.

Örnekler:

• Kritik müşteri sorunu

• Operasyon kesintisi

• Yasal son tarih

• Güvenlik riski

• Aynı gün tamamlanması gereken kritik teslimat

Önemli fakat acil olmayan işler

Kurumun geleceğini ve performansını etkileyen ancak hemen baskı oluşturmayan işlerdir.

Örnekler:

• Süreç geliştirme

• Eğitim ve gelişim

• Risk önleme

• Stratejik planlama

• Müşteri ilişkisi geliştirme

• Sistem iyileştirme

Acil fakat düşük öneme sahip işler

Hızlı cevap beklenen ancak çalışanın temel hedeflerine sınırlı katkı sağlayan taleplerdir.

Ne acil ne de önemli işler

Azaltılabilecek, devredilebilecek veya tamamen kaldırılabilecek faaliyetlerdir.

Etkili zaman yönetimi özellikle önemli fakat acil olmayan işlere düzenli zaman ayırmayı gerektirir.

Neden Önemli İşler Sürekli Ertelenir?

Önemli fakat acil olmayan işler:

• Anlık baskı oluşturmaz.

• Sonuçları uzun vadede görülür.

• Derin düşünme gerektirir.

• Hemen tamamlanmayabilir.

• Küçük acil işler tarafından kolayca bölünür.

Bu nedenle çalışanlar gün sonunda:

“Bütün gün çalıştım ama asıl işe başlayamadım.”

hissini yaşayabilir.

Önemli işler takvimde özel zaman bloklarıyla korunmalıdır.

Her İş Acil İlan Edilirse Ne Olur?

Bütün işler acil olduğunda gerçek öncelik ortadan kalkar.

Çalışanlar:

• Sürekli tepki verir.

• Plan yapamaz.

• Uzun vadeli işleri erteler.

• Hata yapma riskini artırır.

• Hangi görevin daha kritik olduğunu anlayamaz.

• Sürekli baskı altında çalışır.

Yönetici acil görevi verirken mevcut planın hangi kısmının erteleneceğini de açıklamalıdır.

Bir İşin Gerçekten Acil Olduğu Nasıl Anlaşılır?

Şu sorular sorulabilir:

• Bu iş bugün tamamlanmazsa hangi sonuç ortaya çıkar?

• Kim veya hangi süreç etkilenir?

• Gerçek son teslim tarihi nedir?

• Gecikme maliyet, müşteri veya risk oluşturur mu?

• Talep neden daha önce planlanmadı?

• Mevcut görevlerden hangisi ertelenmelidir?

• İşin tamamı mı, belirli bölümü mü acildir?

Bu sorular yapay aciliyeti görünür hâle getirebilir.

Öncelikleri Çalışan mı, Yönetici mi Belirlemelidir?

Çalışan kendi günlük planını yapabilir.

Ancak departman ve kurum önceliklerinin belirlenmesi yönetimin sorumluluğudur.

Yönetici:

• Birbiriyle çelişen görevleri sıralamalı

• Yeni taleplerin etkisini açıklamalı

• İş yükünü dikkate almalı

• Departmanlar arası talepleri koordine etmeli

• Gerekirse bazı işleri durdurmalıdır.

Çalışana aynı anda birbirine eşit önemde çok sayıda hedef verilip seçimi tamamen kendisine bırakılmamalıdır.

Günlük Planlama Nasıl Yapılmalıdır?

Günlük planlama sırasında:

• En önemli bir veya birkaç görev belirlenebilir.

• Toplantılar ve sabit işler takvime yerleştirilebilir.

• Odaklanma süreleri ayrılabilir.

• Küçük takip işleri gruplandırılabilir.

• Beklenmeyen işler için boşluk bırakılabilir.

• Gün sonunda kısa değerlendirme yapılabilir.

Günün tamamını dakikasına kadar doldurmak gerçekçi değildir.

Beklenmeyen gelişmeler için esnek kapasite gerekir.

Günün En Önemli Görevi Nasıl Belirlenir?

Şu sorular kullanılabilir:

• Bugün yalnızca bir işi tamamlasam hangisi en fazla değer üretir?

• Hangi iş başka görevlerin başlamasını sağlayacak?

• Hangi iş gecikirse en yüksek risk oluşur?

• Hangi görev temel hedefime doğrudan katkı sağlar?

• Hangi iş uzun süredir erteleniyor?

• Hangi görev müşteriyi veya ekibi doğrudan etkiliyor?

Bu değerlendirme kolay görevlere yönelme eğilimini azaltabilir.

Haftalık Planlama Neden Önemlidir?

Günlük planlama anlık görevleri yönetir.

Haftalık planlama ise:

• Uzun vadeli işlerin görünür kalmasını

• Teslim tarihlerinin önceden görülmesini

• Toplantı ve odaklanma zamanlarının dengelenmesini

• İş yükünün dağıtılmasını

• Başka ekiplerden beklenen desteğin erken istenmesini

• Stratejik işlere zaman ayrılmasını

sağlar.

Yalnızca günlük plan yapan çalışan sürekli acil taleplerin içinde kalabilir.

Aylık Planlama Gerekli midir?

Uzun süreli projeler, raporlar, müşteri teslimatları ve gelişim hedefleri için aylık görünüm yararlı olabilir.

Aylık plan:

• Kritik son tarihleri

• Dönemsel yoğunlukları

• İzin ve kaynak durumlarını

• Proje aşamalarını

• Bütçe veya raporlama dönemlerini

görünür hâle getirir.

Aylık plan ayrıntılı görev listesinden çok kapasite ve zaman görünümü sağlamalıdır.

Planlama İçin Ne Kadar Zaman Ayrılmalıdır?

Planlama çok uzun ve karmaşık hâle gelirse işin kendisinden zaman çalabilir.

Amaç mükemmel plan yapmak değil, doğru işe doğru zamanda başlamaktır.

Kısa günlük ve haftalık değerlendirmeler yeterli olabilir.

Önemli olan planın:

• Güncel

• Uygulanabilir

• Gerçekçi

• Esnek

olmasıdır.

Plan Yapıldığı Hâlde Neden Uygulanamaz?

Yaygın nedenler şunlardır:

• İşlerin süresinin yanlış tahmin edilmesi

• Günün tamamen doldurulması

• Beklenmeyen işler için boşluk bırakılmaması

• Önceliklerin sürekli değişmesi

• Kesintilerin azaltılmaması

• Çok fazla görevin aynı güne yazılması

• Çalışanın enerji düzeyinin dikkate alınmaması

• Başka kişilere bağımlı işlerin hesaba katılmaması

Plan başarısız olduğunda çalışan yalnızca disiplin eksikliğiyle suçlanmamalıdır.

Bir Görevin Süresi Nasıl Tahmin Edilir?

Şu unsurlar değerlendirilmelidir:

• Görevin karmaşıklığı

• Daha önceki benzer işler

• Gerekli araştırma

• Onay ve bekleme süreleri

• Başka ekiplerin katkısı

• Olası düzeltmeler

• Çalışanın deneyimi

• İşin kalite standardı

Yalnızca aktif çalışma süresi değil, toplam tamamlanma süresi düşünülmelidir.

İnsanlar Neden İşlerin Süresini Düşük Tahmin Eder?

Çalışanlar:

• En iyi ihtimali temel alabilir.

• Kesintileri hesaba katmayabilir.

• Düzeltme ve kontrol süresini unutabilir.

• Başka ekiplerden gelecek gecikmeleri öngörmeyebilir.

• Görevi olduğundan daha basit görebilir.

• Yöneticinin beklentisini karşılamak için iyimser süre verebilir.

Geçmiş veriler ve benzer görevler süre tahminini geliştirebilir.

Takvim ile Görev Listesi Arasındaki Fark Nedir?

Görev listesi yapılacak işleri gösterir.

Takvim ise bu işlerin ne zaman yapılacağını belirler.

Bir görev yalnızca listede bulunuyorsa sürekli ertelenebilir.

Önemli görevlerin takvimde belirli zamanlara yerleştirilmesi uygulama ihtimalini artırır.

Zaman Bloklama Nedir?

Zaman bloklama, belirli görev veya görev türleri için takvimde kesintisiz süre ayırma yöntemidir.

Örneğin:

• Sabah 09.30–11.00 rapor hazırlama

• 11.30–12.00 e-posta ve takip

• 14.00–15.00 müşteri görüşmeleri

• 16.00–16.30 günlük planlama

gibi bloklar oluşturulabilir.

Bloklar gerçekçi olmalı ve beklenmeyen işler için esneklik bırakmalıdır.

Zaman Blokları Kesin Kurallar mıdır?

Hayır.

Zaman blokları planlama aracıdır.

Kritik bir gelişme olduğunda değiştirilebilir.

Ancak her küçük talepte iptal edilirse koruyucu işlevini kaybeder.

Kurum içinde odaklanma bloklarına saygı gösterilmelidir.

Odaklanma Neden Zaman Yönetiminin Parçasıdır?

Bir göreve ayrılan süre kadar o süre içindeki dikkat kalitesi de önemlidir.

Çalışan bir saat boyunca:

• Mesajlara bakıyor

• E-posta kontrol ediyor

• Telefon cevaplıyor

• Başka görevlere geçiyor

ise aynı iş daha uzun sürebilir.

Odaklanma, zamanı daha değerli kullanmayı sağlar.

Kesintiler Zamanı Nasıl Etkiler?

Kesinti yalnızca birkaç dakikalık iletişim değildir.

Çalışan:

1. Mevcut görevden çıkar.

2. Yeni talebe odaklanır.

3. Talebi değerlendirir veya cevaplar.

4. Önceki göreve geri döner.

5. Hangi aşamada kaldığını yeniden hatırlar.

Bu geçiş görünmeyen zaman ve dikkat kaybı oluşturur.

İş Yerindeki Yaygın Kesintiler Nelerdir?

• Mesaj bildirimleri

• E-postalar

• Telefonlar

• Plansız toplantılar

• Anlık yönetici talepleri

• Ekip arkadaşlarının soruları

• Açık ofis gürültüsü

• Çok sayıda sistem bildirimi

• Acil olarak işaretlenen düşük öncelikli talepler

• Çalışanın kendi kendine yaptığı kontroller

Kesintilerin bir kısmı azaltılabilir veya belirli zamanlarda toplanabilir.

Bildirimler Nasıl Yönetilmelidir?

Şu uygulamalar kullanılabilir:

• Gereksiz uygulama bildirimlerini kapatmak

• E-posta ve mesajları belirli aralıklarla kontrol etmek

• Acil iletişim kanalını ayrı tanımlamak

• Odaklanma sırasında rahatsız edilmemek

• Bildirim önceliklerini düzenlemek

• Grup mesajlarını sınırlandırmak

Bütün çalışanların her an bütün mesajlara cevap vermesi sürdürülebilir değildir.

E-postalara Anında Cevap Vermek Gerekir mi?

Her e-posta acil değildir.

Kurum:

• Acil iletişim kanalı

• Beklenen e-posta geri dönüş süresi

• Çalışma saatleri

• Bilgilendirme ve görev mesajlarının ayrımı

konusunda standart belirleyebilir.

E-postalara sürekli anlık cevap verme, odaklanma gerektiren işleri bölebilir.

Mesajlaşma Uygulamaları Nasıl Kullanılmalıdır?

Mesajlaşma:

• Kısa koordinasyon

• Hızlı soru

• Acil bilgilendirme

için yararlı olabilir.

Ancak:

• Resmî kararlar

• Uzun talimatlar

• Kritik müşteri bilgileri

• Takip gerektiren görevler

yalnızca mesajlarda kalmamalıdır.

Görev ve kararlar kurumsal takip sistemine aktarılmalıdır.

İletişim Kanalları Neden Ayrılmalıdır?

Aynı konu:

• E-posta

• Mesaj

• Telefon

• Toplantı

• Proje sistemi

üzerinden tekrar tekrar yürütülürse bilgi dağılır.

Kurum hangi kanalın hangi amaçla kullanılacağını belirlemelidir.

Bu standart, çalışanların sürekli bütün kanalları kontrol etme ihtiyacını azaltır.

Çoklu Görev Yapmak Zaman Kazandırır mı?

Dikkat gerektiren birden fazla işi aynı anda yürütmeye çalışmak çoğu zaman zaman kazandırmaz.

Çalışan görevler arasında hızlı geçiş yapar.

Bu durum:

• Hata oranını artırabilir.

• İşlerin tamamlanmasını geciktirebilir.

• Zihinsel yorgunluk oluşturabilir.

• Kaliteyi düşürebilir.

• Ayrıntıların unutulmasına neden olabilir.

Karmaşık işlerde tek göreve odaklanmak daha etkili olabilir.

Hangi İşler Birlikte Yapılabilir?

Düşük dikkat gerektiren veya birbirine benzer işler gruplandırılabilir.

Örneğin:

• Kısa telefon görüşmeleri

• Standart e-posta cevapları

• Belge imzaları

• Rutin veri girişleri

• Takip aramaları

belirli zaman bloklarında yapılabilir.

Bu yöntem görev geçişini azaltabilir.

Görev Gruplama Nedir?

Görev gruplama, benzer işleri aynı zaman diliminde toplama yöntemidir.

Örneğin çalışan gün içinde her yeni e-postaya ayrı ayrı dönmek yerine belirli saatlerde e-posta kontrolü yapabilir.

Bu yaklaşım:

• Zihinsel geçişi azaltır.

• Benzer araç ve bilgi kullanımını kolaylaştırır.

• Dikkatin daha uzun süre korunmasını sağlar.

Ancak acil müşteri veya operasyon talepleri için ayrı kanal bulunmalıdır.

Erteleme Nedir?

Erteleme, yapılması gereken bir görevin bilerek geciktirilmesi ve yerine daha kolay, daha rahat veya daha kısa vadeli işlerin seçilmesidir.

Erteleme şu nedenlerle ortaya çıkabilir:

• Görevin belirsiz olması

• Görevin çok büyük görünmesi

• Hata yapma korkusu

• Mükemmeliyetçilik

• Düşük motivasyon

• Yetersiz bilgi

• Öncelik belirsizliği

• Aşırı iş yükü

• Sonucun uzak olması

• Dikkat dağıtıcılar

Erteleme yalnızca tembellik olarak değerlendirilmemelidir.

Ertelenen Göreve Nasıl Başlanır?

Şu uygulamalar kullanılabilir:

• Görevin ilk somut adımını belirlemek

• Büyük işi küçük parçalara ayırmak

• Kısa başlangıç süresi ayırmak

• Gerekli bilgi ve kaynağı hazırlamak

• Ara teslim tarihleri koymak

• Görevin neden önemli olduğunu netleştirmek

• Dikkat dağıtıcıları azaltmak

• Gerekirse destek istemek

“Projeyi tamamla.”

yerine:

“Bugün projenin amaç ve kapsam taslağını oluştur.”

gibi ilk adım belirlenebilir.

Büyük Görevler Neden Ertelenir?

Büyük görevler:

• Nereden başlanacağının bilinmemesi

• Sonucun uzak görünmesi

• Çok sayıda belirsizlik içermesi

• Başarısızlık korkusu

• Yoğun dikkat gerektirmesi

nedeniyle zorlayıcı olabilir.

Görev:

• Aşamalara

• Ara sonuçlara

• Küçük teslimlere

• Sorumlulara

• Kontrol tarihlerine

ayrılmalıdır.

Mükemmeliyetçilik Zaman Yönetimini Nasıl Etkiler?

Mükemmeliyetçi çalışan:

• Gereksiz ayrıntıya fazla zaman ayırabilir.

• Tamamlanan işi sürekli yeniden düzenleyebilir.

• Hata yapma korkusuyla başlayamayabilir.

• Küçük işleri büyük projelere dönüştürebilir.

• Delegasyondan kaçınabilir.

• Son teslim tarihlerini kaçırabilir.

Her iş için gereken kalite standardı açık olmalıdır.

“Yeterince İyi” Ne Anlama Gelir?

Yeterince iyi, özensiz veya düşük kaliteli iş anlamına gelmez.

İşin amacına, riskine, kullanım yerine ve son tarihine uygun kalite düzeyidir.

Örneğin:

• Yönetim kuruluna sunulacak rapor

• Ekip içi ön çalışma

• İlk taslak

• Müşteriye gönderilecek nihai belge

aynı ayrıntı düzeyini gerektirmez.

Kalite beklentisi görev başında açıklanmalıdır.

İşe Hayır Demek Zaman Yönetiminin Parçası mıdır?

Evet.

Çalışan kapasitesinin üzerinde yeni görev geldiğinde şu soruları sorabilir:

• Bu görevin öncelik düzeyi nedir?

• Mevcut işlerimden hangisini ertelemeliyim?

• Son teslim tarihi değişebilir mi?

• Görev başka biriyle paylaşılabilir mi?

• Kapsam daraltılabilir mi?

• Ek kaynak sağlanabilir mi?

Hayır demek sorumluluktan kaçmak değil, kapasite ve öncelik hakkında açık iletişim kurmaktır.

Çalışan Yöneticisine Nasıl Sınır Koyabilir?

Şu tür bir ifade kullanılabilir:

“Bu görevi cuma gününe kadar tamamlayabilirim. Ancak şu anda perşembe teslimli iki müşteri raporu üzerinde çalışıyorum. Yeni görev öncelikliyse raporlardan hangisini ertelememi istediğinizi netleştirebilir miyiz?”

Bu yaklaşım:

• Görevi doğrudan reddetmez.

• Mevcut iş yükünü görünür kılar.

• Öncelik kararını yöneticiyle paylaşır.

• Gerçekçi beklenti oluşturur.

Yönetici Çalışana Yeni Görev Verirken Ne Yapmalıdır?

Yönetici:

• Görevin amacını açıklamalı

• Öncelik düzeyini belirtmeli

• Son teslim tarihini netleştirmeli

• Mevcut görevlerle çakışmayı değerlendirmeli

• Gerekli kaynakları sağlamalı

• Hangi işin erteleneceğini belirlemeli

• Çalışanın kapasitesini dikkate almalıdır.

Yeni görev eklemek, mevcut işlerin otomatik olarak ortadan kalktığı anlamına gelmez.

Delegasyon Zaman Yönetimini Nasıl Destekler?

Delegasyon sayesinde yönetici ve çalışanlar:

• Görevleri doğru seviyede dağıtabilir.

• Uzmanlıkları daha etkili kullanabilir.

• Yöneticinin karar darboğazını azaltabilir.

• Çalışanların gelişimini destekleyebilir.

• Kritik işlere daha fazla zaman ayırabilir.

Delegasyon yalnızca görevi vermek değil, gerekli yetki ve bilgiyi de aktarmaktır.

Hangi İşler Delege Edilebilir?

Şu işler değerlendirilebilir:

• Tekrar eden görevler

• Başka çalışanın uzmanlığına uygun işler

• Gelişim fırsatı oluşturabilecek görevler

• Yöneticinin onayının sürekli gerekmediği işler

• Açık standartları bulunan görevler

• Yöneticinin stratejik işlerden zamanını alan rutin işler

Kritik sorumluluğun tamamı kontrolsüz biçimde devredilmemelidir.

Delegasyon Yapmayan Yöneticinin Zamanı Neden Tükenir?

Yönetici:

• Her kararı kendisi verir.

• Bütün belgeleri kontrol eder.

• Çalışanların görevlerini düzeltir.

• Operasyonel ayrıntılarla uğraşır.

• Ekip yerine bireysel uzman gibi çalışır.

Bu durumda stratejik planlama, çalışan gelişimi ve süreç iyileştirme için zaman kalmaz.

Toplantılar Zamanı Nasıl Tüketir?

Toplantı yalnızca toplantı süresinden oluşmaz.

Ayrıca:

• Hazırlık

• Toplantıya geçiş

• Önceki işten kopma

• Sonraki işe yeniden odaklanma

• Toplantı sonrası takip

zamanı da gerekir.

Gereksiz toplantılar bütün günün parçalanmasına neden olabilir.

Bir Toplantının Gerekli Olduğu Nasıl Anlaşılır?

Toplantı şu ihtiyaçlardan biri varsa anlamlı olabilir:

• Ortak karar

• Karmaşık problem çözme

• Birden fazla tarafın koordinasyonu

• Hassas geri bildirim

• Hızlı fikir alışverişi

• Stratejik değerlendirme

Yalnızca bilgi paylaşımı gerekiyorsa yazılı iletişim yeterli olabilir.

Verimli Toplantının Temel Kuralları Nelerdir?

Toplantı öncesinde:

• Amaç

• Gündem

• Katılımcılar

• Gerekli belgeler

• Beklenen karar

• Süre

belirlenmelidir.

Toplantı sonunda:

• Kararlar

• Görevler

• Sorumlular

• Tarihler

• Açık konular

kaydedilmelidir.

Her Toplantı Bir Saat Olmalı mıdır?

Hayır.

Toplantı süresi konuya göre belirlenmelidir.

Bazı toplantılar:

• 15 dakika

• 25 dakika

• 40 dakika

içinde tamamlanabilir.

Takvim uygulamalarındaki standart süreler toplantının gerçek ihtiyacını belirlememelidir.

Toplantısız Gün veya Saatler Yararlı mıdır?

Evet.

Toplantısız zamanlar:

• Derin çalışma

• Analiz

• Raporlama

• Proje geliştirme

• İçerik üretimi

• Planlama

gerektiren işler için alan açar.

Bu zamanlar yalnızca bireysel tercih değil, kurum tarafından korunan uygulama olabilir.

Fazla Mesai Zaman Yönetimi Sorunu mudur?

Bazen bireysel planlama sorunu olabilir.

Ancak sürekli fazla mesai daha çok:

• Aşırı iş yükü

• Personel eksikliği

• Süreç sorunu

• Gereksiz toplantı

• Yetki eksikliği

• Gerçekçi olmayan hedef

• Sürekli değişen öncelik

göstergesidir.

Çalışana yalnızca zamanını daha iyi kullanması söylenmemelidir.

Fazla Mesaiyi Başarı Göstergesi Saymak Neden Yanlıştır?

Uzun süre çalışan kişi:

• Çok bağlı

• Çok çalışkan

• Fedakâr

• Yüksek performanslı

olarak görülebilir.

Bu yaklaşım:

• Verimsiz çalışma saatlerini ödüllendirebilir.

• İş yükü sorunlarını gizleyebilir.

• Çalışanlar arasında görünürlük rekabeti oluşturabilir.

• Tükenmişlik riskini artırabilir.

• Zamanında bitiren çalışanların katkısını görünmez kılabilir.

Performans, ofiste kalma süresinden çok üretilen değerle değerlendirilmelidir.

Dinlenme Zaman Yönetiminin Parçası mıdır?

Evet.

Dikkat ve karar kapasitesi kesintisiz biçimde aynı düzeyde kalmaz.

Kısa molalar:

• Odaklanmayı yenileyebilir.

• Hataları azaltabilir.

• Zihinsel yorgunluğu düşürebilir.

• Daha sürdürülebilir çalışma sağlayabilir.

Molayı tamamen ortadan kaldırmak verimlilik değil, yorgunluk oluşturabilir.

Enerji Yönetimi Nedir?

Çalışanların gün içinde zihinsel ve fiziksel enerjileri farklı düzeylerde olabilir.

Enerji yönetimi:

• Yüksek dikkat gerektiren işleri uygun saatlere yerleştirmek

• Rutin işleri düşük enerji dönemlerinde yapmak

• Molaları planlamak

• Aşırı toplantı yoğunluğunu azaltmak

• Uzun süre aynı tür işi sürdürmemek

anlamına gelebilir.

Zaman aynı olsa da enerji düzeyi yapılan işin kalitesini etkiler.

En Zor İşler Ne Zaman Yapılmalıdır?

Bu kişiye ve işe göre değişebilir.

Birçok çalışan en yüksek odaklanma düzeyini:

• Sabah

• Öğle öncesi

• Sessiz çalışma saatlerinde

yaşayabilir.

Çalışan kendi enerji düzenini gözlemlemeli ve karmaşık işleri uygun zamanlara yerleştirmelidir.

Kurum da çalışanların yüksek odaklanma saatlerini gereksiz toplantılarla doldurmamalıdır.

Uzaktan Çalışmada Zaman Yönetimi Nasıl Sağlanır?

Uzaktan çalışmada:

• İş başlangıç ve bitiş sınırları

• Odaklanma saatleri

• Toplantı düzeni

• Beklenen geri dönüş süresi

• Görev takip sistemi

• Ekip iletişim standartları

açık olmalıdır.

Çalışanın sürekli çevrim içi görünmesi performans göstergesi olmamalıdır.

Evden Çalışırken Sürekli Ulaşılabilir Olmak Gerekir mi?

Hayır.

Çalışma saatleri ve acil iletişim kanalları belirlenmelidir.

Sürekli ulaşılabilirlik:

• Odaklanmayı

• iş ve özel hayat sınırını

• dinlenmeyi

• uzun vadeli performansı

zayıflatabilir.

Ulaşılabilirlik standardı rol ve iş ihtiyacına göre oluşturulmalıdır.

Hibrit Çalışmada Zaman Nasıl Planlanmalıdır?

Ofis günleri:

• Ekip çalışması

• Ortak karar

• müşteri görüşmesi

• iş birliği

• yüz yüze geri bildirim

için kullanılabilir.

Uzaktan günler:

• Odaklanma

• analiz

• raporlama

• bireysel üretim

için planlanabilir.

Bu ayrım kesin olmak zorunda değildir ancak çalışma günlerinin amacını netleştirebilir.

Görev Yönetim Araçları Zamanı Nasıl Destekler?

Doğru araçlar:

• Görevlerin görünürlüğünü

• Son tarihleri

• Öncelikleri

• Sorumluları

• Proje ilerlemesini

• Ekip koordinasyonunu

destekleyebilir.

Ancak çok fazla araç kullanılması yeni zaman kaybı oluşturabilir.

Çok Fazla Uygulama Kullanmak Neden Sorun Oluşturur?

Çalışan:

• Bir görevi mesajda

• Bir görevi e-postada

• Bir görevi tabloda

• Bir görevi proje uygulamasında

• Bir görevi kişisel notta

tutuyorsa takip zorlaşır.

Kurum mümkün olduğunca ortak ve sade bir görev sistemi kullanmalıdır.

Takvim Nasıl Kullanılmalıdır?

Takvimde yalnızca toplantılar değil:

• Odaklanma blokları

• Hazırlık süreleri

• Teslim tarihleri

• takip görevleri

• planlama zamanı

• dinlenme araları

da görünür olabilir.

Takvim gerçek kapasiteyi gösteren bir çalışma alanıdır.

Takvimi Tamamen Doldurmak Doğru mudur?

Hayır.

Takvimin tamamen dolu olması:

• Beklenmeyen işlere alan bırakmaz.

• Toplantılar geciktiğinde bütün günü bozar.

• Görevler arasında geçiş süresini yok sayar.

• Çalışanın nefes alma ve düşünme alanını azaltır.

Belirli esneklik ve boşluk bırakılmalıdır.

Beklenmeyen İşler İçin Kapasite Nasıl Ayrılır?

İşin yapısına göre gün veya hafta içinde belirli bir oran boş tutulabilir.

Özellikle:

• Müşteri hizmetleri

• Operasyon

• teknik destek

• yöneticilik

rollerinde beklenmeyen işler daha fazla olabilir.

Planlama geçmiş verilere göre yapılmalıdır.

Tamamlanmayan Görevler Nasıl Değerlendirilmelidir?

Görev sürekli erteleniyorsa şu sorular sorulabilir:

• Gerçekten önemli mi?

• Sorumlusu doğru kişi mi?

• Süresi gerçekçi mi?

• Görev yeterince açık mı?

• Başka bir işin tamamlanmasına mı bağlı?

• Gerekli bilgi veya kaynak var mı?

• Görev kaldırılabilir mi?

• Küçük aşamalara ayrılabilir mi?

Tamamlanmayan her görev çalışanın disiplinsizliği değildir.

Zaman Kaybı Analizi Nasıl Yapılır?

Çalışan veya ekip belirli süre boyunca zamanını hangi işlere ayırdığını gözlemleyebilir.

Şu başlıklar kullanılabilir:

• Temel görevler

• Toplantılar

• E-posta ve mesaj

• Bekleme

• Tekrar yapılan işler

• Raporlama

• Müşteri işleri

• Plansız talepler

• Onay süreçleri

• İdari işler

Amaç çalışanı dakika dakika kontrol etmek değil, görünmeyen zaman kayıplarını belirlemektir.

Zaman Takibi Çalışanları Rahatsız Edebilir mi?

Evet.

Zaman takibi:

• Sürekli denetim

• Güvensizlik

• Ekran başı kontrolü

• çalışan kıyaslama

amacıyla kullanılırsa olumsuz etki oluşturabilir.

Takibin amacı, kapsamı ve verinin nasıl kullanılacağı açıkça paylaşılmalıdır.

Zaman Yönetimi Hangi Göstergelerle Değerlendirilebilir?

Şu göstergeler kullanılabilir:

• Zamanında tamamlanan iş oranı

• Gecikme süresi

• Tekrar ertelenen görevler

• Fazla mesai

• Toplantı süresi

• Bekleme süresi

• Odaklanma gerektiren işlere ayrılan zaman

• Son dakika talepleri

• Planlanan ve gerçekleşen süre farkı

• Müşteri geri dönüş süresi

• Görevlerin tamamlanma oranı

• İş kalitesi ve hata düzeyi

Hız tek başına zaman yönetimi göstergesi olmamalıdır.

Bir İşi Hızlı Tamamlamak Her Zaman Olumlu mudur?

Hayır.

İş hızlı tamamlanmış ancak:

• Hatalı

• Eksik

• müşteri ihtiyacına uygunsuz

• yeniden yapılması gereken

• yeterince kontrol edilmemiş

olabilir.

Zaman yönetimi, hız ile kalite arasındaki dengeyi korumalıdır.

Zamanında Teslim ile Kalite Nasıl Dengelenir?

Görev başında:

• Beklenen kalite

• son tarih

• kontrol yöntemi

• öncelik düzeyi

• kapsam

açıklanmalıdır.

Yönetici hem en yüksek ayrıntıyı hem de en kısa süreyi aynı anda beklediğinde çalışan çelişkili hedef yaşar.

Yöneticinin Zaman Yönetimindeki Rolü Nedir?

Yönetici:

• Öncelikleri belirler.

• İş yükünü dengeler.

• Gereksiz işleri kaldırır.

• Son tarihleri gerçekçi oluşturur.

• Yetki devri yapar.

• Toplantıları düzenler.

• Kesintileri azaltır.

• Çalışanların odaklanma zamanını korur.

• Departmanlar arası talepleri koordine eder.

• Fazla mesai nedenlerini analiz eder.

Çalışanların zaman yönetimi yöneticinin çalışma alışkanlıklarından bağımsız değildir.

Yönetici Hangi Davranışlarla Çalışanların Zamanını Tüketir?

• Son anda görev vermek

• Her işi acil ilan etmek

• Sık sık öncelik değiştirmek

• Çok sayıda toplantı yapmak

• Belirsiz talimat vermek

• Yetki devretmemek

• Her küçük işi kontrol etmek

• Aynı bilgiyi farklı formatlarda istemek

• Mesai dışı sürekli iletişim kurmak

• Çalışanın mevcut iş yükünü görmezden gelmek

Bu davranışlar kişisel zaman yönetimi çabasını etkisiz hâle getirebilir.

Yöneticiler Kendi Zamanlarını Nasıl Yönetmelidir?

Yönetici:

• Stratejik ve operasyonel işleri ayırmalı

• Ekip görüşmelerini planlamalı

• Karar sürelerini kısaltmalı

• Rutin işleri delege etmeli

• Toplantı yoğunluğunu azaltmalı

• Kesintisiz düşünme zamanı ayırmalı

• Ekip için belirli ulaşılabilirlik saatleri oluşturmalıdır.

Yöneticinin zaman sorunu çoğu zaman ekipte de zaman sorunu oluşturur.

Zaman Yönetimi Eğitimle Geliştirilebilir mi?

Evet.

Çalışanlar şu alanlarda gelişebilir:

• Önceliklendirme

• Günlük ve haftalık planlama

• Zaman bloklama

• Görevleri parçalara ayırma

• Erteleme davranışını yönetme

• Kesintileri azaltma

• Toplantı ve iletişim yönetimi

• Sınır koyma

• Delegasyon

• Dijital araç kullanımı

Ancak kurum kaynaklı sorunlar ayrıca çözülmelidir.

Zaman Yönetimi Eğitimi Ne Zaman Yetersiz Kalır?

Sorun şu alanlardan kaynaklanıyorsa eğitim tek başına yeterli olmayabilir:

• Aşırı iş yükü

• Personel eksikliği

• Sürekli değişen öncelikler

• Gereksiz toplantılar

• Yetki eksikliği

• Karmaşık onay süreçleri

• Yavaş teknoloji

• Çelişkili yönetici talimatları

• Her işin acil ilan edilmesi

Bu durumda iş sistemi yeniden düzenlenmelidir.

Eğitim Öncesinde Hangi Veriler İncelenmelidir?

• Geciken işler

• Fazla mesai

• Toplantı yoğunluğu

• İş yükü dağılımı

• Çalışan geri bildirimleri

• Sürekli ertelenen görevler

• Son dakika talepleri

• Onay süreleri

• Departmanlar arası beklemeler

• Hata ve tekrar iş oranı

Eğitim gerçek çalışma koşullarına göre tasarlanmalıdır.

Zaman Yönetimi Atölyesinde Neler Yapılabilir?

Katılımcılar:

• Gerçek görevlerini sınıflandırabilir.

• Öncelik matrisi oluşturabilir.

• Haftalık plan hazırlayabilir.

• Kesinti kaynaklarını analiz edebilir.

• Büyük görevleri küçük aşamalara bölebilir.

• Toplantı ve iletişim yükünü değerlendirebilir.

• Sınır koyma cümleleri çalışabilir.

• Delegasyon alanlarını belirleyebilir.

Atölye genel öneriler yerine gerçek iş takvimi üzerinden yürütülmelidir.

Eğitim Sonrasında Ne Yapılmalıdır?

• Çalışanlar yeni planlama sistemini uygulamalı

• Yöneticiler öncelikleri netleştirmeli

• Toplantı ve kesinti kuralları düzenlenmeli

• Fazla mesai ve gecikmeler takip edilmeli

• İş yükü yeniden değerlendirilmelidir

• Ara geri bildirim görüşmeleri yapılmalıdır.

Eğitim uygulama ve yönetsel destekle tamamlanmalıdır.

Zaman Yönetiminde Yapılan En Yaygın Hatalar Nelerdir?

Yaygın hatalar şunlardır:

• Bütün işleri aynı önemde görmek

• Her talebi acil kabul etmek

• Günün tamamını görevlerle doldurmak

• Beklenmeyen işler için zaman bırakmamak

• İşlerin süresini sürekli düşük tahmin etmek

• Görevleri yalnızca hafızada tutmak

• Önemli işleri takvime yerleştirmemek

• Sürekli e-posta ve mesaj kontrol etmek

• Aynı anda çok sayıda iş yapmaya çalışmak

• Büyük görevleri bölmemek

• Mükemmeliyetçilik nedeniyle işi geciktirmek

• Kapasitenin üzerindeki her görevi kabul etmek

• Toplantıların gerekli olup olmadığını sorgulamamak

• Molaları zaman kaybı görmek

• Fazla mesaiyi iyi zaman yönetimi sanmak

• Sistemsel sorunları yalnızca çalışana yüklemek

• Yöneticilerin öncelik ve iş yükü sorumluluğunu görmezden gelmek

Zaman Yönetimi İçin Kısa Kontrol Listesi

• Bütün görevlerim güvenilir bir sistemde kayıtlı mı?

• Bugünün en önemli işi nedir?

• Hangi işler gerçekten acil?

• Hangi önemli işler sürekli erteleniyor?

• Görevlerin tahmini süresi gerçekçi mi?

• Takvimimde odaklanma blokları var mı?

• Beklenmeyen işler için boşluk bıraktım mı?

• Bildirim ve kesintileri azaltabiliyor muyum?

• Benzer görevleri gruplandırıyor muyum?

• Büyük işleri küçük aşamalara böldüm mü?

• Kapasitemin üzerindeki talepleri yöneticimle konuşuyor muyum?

• Hangi işler delege edilebilir?

• Toplantılarım gerçekten gerekli mi?

• Fazla mesai geçici mi, sürekli mi?

• Hız ile kalite arasında denge kuruyor muyum?

• Gün veya hafta sonunda planımı değerlendiriyor muyum?

Davranış Bilimleri Perspektifinden Zaman Yönetimi

Davranış bilimleri, zaman kullanımının yalnızca irade, disiplin veya kişisel planlama becerisiyle açıklanamayacağını gösterir.

Çalışanların davranışları;

• Hedefler

• Ödüller

• Yönetici beklentileri

• Ekip normları

• Bildirimler

• Aciliyet kültürü

• İş yükü

• Görünürlük baskısı

• Toplantı alışkanlıkları

• Hata ve risk algısı

tarafından şekillenir.

Örneğin:

• E-postaya anında cevap veren çalışan takdir ediliyorsa herkes sürekli gelen kutusunu kontrol edebilir.

• Fazla mesai yapanlar daha bağlı görülüyorsa çalışanlar işi zamanında bitirse bile ofiste kalabilir.

• Her talep acil kabul ediliyorsa planlama davranışı zayıflayabilir.

• Toplantıya katılmak görünürlük sağlıyorsa gereksiz toplantılar artabilir.

• Çalışan yeni göreve hayır dediğinde isteksiz kabul ediliyorsa kapasite sorunları saklanabilir.

• Hata sert biçimde cezalandırılıyorsa çalışanlar görevleri gereğinden fazla kontrol ederek geciktirebilir.

• Hızlı çalışanlara sürekli daha fazla iş veriliyorsa yüksek performans ek iş yüküne dönüşebilir.

• Yönetici her kararı kendisi veriyorsa çalışanlar zamanlarını onay bekleyerek geçirebilir.

• Çalışma saatleri dışında hızlı cevap vermek ödüllendiriliyorsa dinlenme sınırları ortadan kalkabilir.

• Görev tamamlamak yerine yoğun görünmek takdir ediliyorsa gerçek çıktı geri planda kalabilir.

Bu nedenle şu sorular önemlidir:

• Kurum hızlı cevap vermeyi mi, doğru sonucu mu ödüllendiriyor?

• Çalışanlar önemli işe kesintisiz zaman ayırabiliyor mu?

• Her iş gerçekten acil mi?

• Fazla mesai başarı göstergesi olarak mı görülüyor?

• Toplantıların amacı ve çıktısı sorgulanıyor mu?

• Çalışanlar kapasite sorunu yaşadığında güvenle konuşabiliyor mu?

• Yöneticiler yeni görev verirken mevcut işleri yeniden önceliklendiriyor mu?

• Çalışanlar görevleri delege edebiliyor mu?

• Dinlenme ve çalışma sınırları korunuyor mu?

• Zaman yönetimi sorunu sistem açısından da inceleniyor mu?

Davranış bilimleri temelli yaklaşım, çalışanlara yalnızca ajanda kullanmalarını veya daha disiplinli olmalarını söylemez.

Doğru zaman kullanımını destekleyen hedef, iş yükü, iletişim, toplantı, ödül ve yönetici koşullarını birlikte değerlendirir.

Alben Akademi Yaklaşımı

Alben Akademi – Davranış Bilimleri Temelli Kurumsal Gelişim Akademisi, zaman yönetimini yalnızca kişisel planlama, ajanda kullanımı veya daha kısa sürede daha fazla iş tamamlama becerisi olarak ele almaz.

Çalışmalarda;

• Görev görünürlüğü

• Önceliklendirme

• Acil ve önemli iş ayrımı

• Günlük, haftalık ve aylık planlama

• Zaman bloklama

• Süre tahmini

• Odaklanma ve kesintiler

• E-posta ve iletişim yönetimi

• Çoklu görev

• Erteleme

• Mükemmeliyetçilik

• Sınır koyma

• Delegasyon

• Toplantı yönetimi

• İş yükü

• Fazla mesai

• Yönetici çalışma alışkanlıkları

• Davranışsal ölçme ve değerlendirme

birlikte ele alınabilir.

Amaç çalışanların gün içindeki her dakikayı doldurması veya daha hızlı çalışması değildir.

Doğru işlerin önceliklendirildiği, çalışanların kesintisiz çalışma alanına sahip olduğu, iş yükünün gerçekçi biçimde planlandığı ve çalışma süresinin sürdürülebilir performansa dönüştüğü bir zaman yönetimi sistemi oluşturmaktır.

Her kurumun görev yapısı, toplantı kültürü, iletişim biçimi ve iş yükü farklıdır.

Bu nedenle çalışmalar kurumun gerçek takvimleri, toplantıları, görev akışları, fazla mesai verileri, çalışan geri bildirimleri ve yönetici uygulamaları üzerinden kuruma özel tasarlanmalıdır.

Sonuç

Zaman yönetimi yalnızca kişisel disiplin veya ajanda kullanımı değildir.

İş hayatında etkili zaman yönetimi için:

• Bütün görevler görünür hâle getirilmelidir

• Öncelikler açık biçimde sıralanmalıdır

• Acil ve önemli işler birbirinden ayrılmalıdır

• Önemli fakat acil olmayan işlere düzenli zaman ayrılmalıdır

• Günlük ve haftalık planlama yapılmalıdır

• İşlerin süreleri gerçekçi biçimde tahmin edilmelidir

• Takvimde odaklanma blokları oluşturulmalıdır

• Beklenmeyen işler için kapasite bırakılmalıdır

• E-posta, mesaj ve bildirim kesintileri azaltılmalıdır

• Çoklu görev yerine odaklanmış çalışma desteklenmelidir

• Benzer görevler gruplandırılmalıdır

• Büyük işler küçük ve somut adımlara ayrılmalıdır

• Mükemmeliyetçilik ile gerekli kalite düzeyi birbirinden ayrılmalıdır

• Kapasitenin üzerindeki talepler açıkça konuşulmalıdır

• Görevler uygun olduğunda delege edilmelidir

• Toplantılar amaç, katılımcı ve çıktıya göre düzenlenmelidir

• Fazla mesai normal çalışma yöntemi hâline getirilmemelidir

• Yöneticiler öncelik, iş yükü ve kesinti yönetiminde sorumluluk almalıdır

• Zaman yönetimi sorunları yalnızca çalışan üzerinden değerlendirilmemelidir.

Etkili zaman yönetimi, aynı zaman dilimine daha fazla görev sıkıştırmak değildir.

Sınırlı zamanı kurum ve çalışan açısından en fazla değer üreten işlere ayırmak, dikkat kayıplarını azaltmak ve sürdürülebilir bir çalışma düzeni oluşturmaktır.